Nextcloud mit Collabora hat sich in unserem Unternehmen als eine mächtige, produktive und sichere Alternative zu Microsoft Office entpuppt. Warum wir von der Software, ihrer Architektur und ihren Features überzeugt sind.
Bilder: Nextcloud | Collabora | Heralder (CC BY-SA 3.0)
In den vergangenen Jahren konnte sich Nextcloud mit Collabora als Alternative zu herkömmlichen Office-Lösungen von Google oder Microsoft etablieren. Beim praktischen Einsatz konnten wir erfreut feststellen, dass das Framework weit mehr als nur Speicherplatz bietet.
Diese Vielseitigkeit hat sich bereits in der Praxis bewährt: Der Australische Gewerkschaftsbund sowie die Evangelisch-Lutherische Kirche in Bayern haben erfolgreich auf Nextcloud gesetzt. Warum wir glauben, dass das eine gute Idee ist, erfahren Sie in diesem Blogpost.
Drei Besonderheiten von Nextcloud mit Collabora
Gerade im Vergleich zu proprietären Lösungen sticht die Kombination von Nextcloud mit Collabora durch einige besondere Vorteile heraus. Einige – z.B. die Quelloffenheit – teilt die Programme mit Alternativen wie OpenOffice, aber im Vergleich dazu überzeugt uns hier schlicht das Gesamtpaket.
Open-Source-Ansatz für volle Kontrolle
Ein wichtiger Vorteil von Nextcloud mit Collabora ist die Open-Source-Natur beider Systeme. Nutzer behalten so die vollständige Kontrolle über Daten und Infrastruktur. Während man bei kommerziellen Lösungen oft in einer Abhängigkeit von einzelnen Unternehmen steckt, ermöglicht der Open-Source-Ansatz weigehende Unabhängigkeit.
Besonders bemerkenswert: Die Daten bleiben stets auf dem eigenen Server – nur gerenderte Inhalte werden an den Browser gesendet, das Rohdokument verbleibt im internen Dateisystem. Durch diese Teilung wird das Risiko von Datenlecks erheblich reduziert. Für sicherheitsbewusste Organisationen ist das ein entscheidender Vorteil.
Nextclouds Open-Source-Charakter ermöglicht es zudem, die Software nach den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens zu modifizieren. Von der Oberfläche bis zu individuellen Funktionalitäten lässt sich die Lösung vergleichweise einfach individualisieren. Diese Anpassbarkeit lassen proprietäre und kommerzielle Alternativen oft vermissen.
Nahtlose Integration von Office-Funktionen
Nextcloud Collabora Server ist umfassend kompatibel. Die Suite unterstützt die Bearbeitung von Dokumenten, Tabellenkalkulationen, Präsentationen und Zeichnungen und kann alle wichtigen Dokumentformate wie DOCX, PPTX und XLSX sowie zahlreiche offene Formate lesen und schreiben.
Besonders praktisch: Die Echtzeitbearbeitung ermöglicht es Teams, simultan an Dokumenten zu arbeiten. Änderungen werden sofort sichtbar, was die Zusammenarbeit erheblich erleichtert. Kleine „Namensfähnchen“ zeigen an, wo und von wem gerade geschrieben wird. Auf diese Art kann ein Dokument effizient bearbeitet werden, ohne dass es zu versehentlichen Überschreibungen kommt
Darüber hinaus können Nutzer Kommentare einfügen und beantworten. Sogar Personen ohne Nextcloud-Konto können zur anonymen Bearbeitung von Dateien mit einem öffentlichen Link eingeladen werden, was für eine leichte Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Kunden sorgt, da die Techstacks nicht synchron sein müssen.
Einfache Bedienung für alle Nutzergruppen
Die Benutzerfreundlichkeit von Nextcloud Collabora Online ist beeindruckend. Sobald ein Collabora-Server in Nextcloud eingebunden ist, gestaltet sich die Nutzung für Endanwender äußerst einfach. Dokumente können direkt über die Web-Oberfläche bearbeitet werden, ohne dass sie heruntergeladen werden müssen. Die Anwendung ist allerdings nicht nur im Browser verfügbar, sondern auch auf mobilen Plattformen nutzbar. Nutzer können Flexibel an PCs, aber auch an Smarthphones oder an Tablets arbeiten.
Die Vorlagenunterstützung in Nextcloud beschleunigt die Dokumentenerstellung. Hier steht Nextcloud seiner Konkurrenz in nichts nach. Alle erwarteten Features sind enthalten: Eine Reihe von Standardvorlagen ist bereits enthalten, und Benutzer können eigene Vorlagen im entsprechenden Ordner verwalten.
Die Integration des Online-Office in die allgemeine Nextcloud-Dateiverwaltung ist hervorragend gelungen, was den Workflow zusätzlich optimiert und einen entscheidenden Vorteil gegenüber isolierten Office-Lösungen darstellt.
Vorteile der Echtzeit-Zusammenarbeit
Die Echtzeit-Zusammenarbeit bildet das Herzstück der Nextcloud Collabora Online-Lösung und hebt sie deutlich von traditionellen Office-Anwendungen ab. Durch diese Funktionalität wird die gemeinsame Arbeit an Dokumenten grundlegend verändert.
Gleichzeitiges Bearbeiten ohne Konflikte
Bei der Arbeit mit Nextcloud Collabora Online können mehrere Teammitglieder simultan dasselbe Dokument bearbeiten, ohne dass Konflikte beim Editieren entstehen. Das System zeigt mit kleinen „Namensfähnchen“ an, wo und von wem gerade geschrieben wird, wodurch alle Beteiligten jederzeit den Überblick behalten, wer wo und an was arbeitet. Diese Fähnchen erscheinen in unterschiedlichen Farben, wodurch während einer Gruppenarbeitungssitzung direkt erkennbar ist, wer welche Änderungen vorgenommen hat. Besonders praktisch: Unten rechts wird zusätzlich angezeigt, wer aktuell am Dokument arbeitet.
Wenn ein Teammitglied Änderungen speichert, verschwindet der rote Punkt bei allen anderen Bearbeitenden ebenfalls. Die Versionierung übernimmt Nextcloud automatisch. Folglich können selbst Personen mit unterschiedlichen Sprachen problemlos an einem gemeinsamen Dokument arbeiten, was besonders bei Berechnungstabellen oder Präsentationen vorteilhaft ist.
Kommentarfunktion und Versionsverlauf
Die Kommentarfunktion in Nextcloud Collabora ermöglicht konstruktives Feedback direkt im Dokument. Nutzer können Kommentare einfügen und beantworten, was die Kommunikation erheblich vereinfacht. Diese Funktion ist über die Symbolleiste oben zugänglich.
Zusätzlich bietet Nextcloud eine leistungsstarke Versionsverwaltung. Das System erstellt automatisch Backups, die unter dem „Versionen“-Reiter in der Seitenleiste „Details“ zu finden sind. Hier wird eine vollständige Historie aller Änderungen gespeichert.
Um Speicherplatz zu optimieren, folgt die Versionierung einem durchdachten Schema: In der ersten Stunde wird minütlich ein Backup gespeichert, anschließend nimmt die Frequenz für einen Tag auf eine Version pro Stunde ab, und schließlich wird dann einen Monat lang jeden Tag eine neue Version gespeichert.
Optimiert für Teams und Projekte
Nextcloud Collabora Online ist ideal für Projektarbeit konzipiert. Die Integration mit anderen Nextcloud-Funktionen wie Chat oder Kalender schafft eine umfassende Kollaborationsplattform. Während der Dokumentbearbeitung kann der Chat geöffnet bleiben und unabhängig genutzt werden.
Darüber hinaus können Teams den Modus „Änderungen verfolgen“ aktivieren, um alle Modifikationen nachzuverfolgen. Dies ermöglicht späteres Akzeptieren oder Ablehnen von Änderungen, was für professionelle Teamarbeit unverzichtbar ist.
Die Zugangsberechtigung erfolgt über die gewohnten Nextcloud-Freigaben, wodurch auch externe Personen ohne Cloud-Account am Dokument mitarbeiten können. Diese Flexibilität macht Nextcloud Collabora Server zur idealen Basis für effiziente Teamzusammenarbeit.
Bild © Superbass / CC-BY-SA-4.0 (via Wikimedia Commons)
Sicherheit und Datenschutz als Kernvorteil
Bei der Wahl einer Office-Lösung spielt die Sicherheit eine entscheidende Rolle. Nextcloud mit Collabora bietet umfassende Schutzmaßnahmen, die mit den Angeboten vieler anderer Clouddienste gleichziehen oder sie sogar übertreffen.
Lokales Hosting statt externer Cloud
Im Gegensatz zu externen Cloud-Diensten behalten User der Nextcloud Collabora Server die vollständige Kontrolle über ihre Daten. Werden die Daten auf eigenen Servern gehostet, umgeht man die Problematik des Datentransfers in Drittländer.
Rechtlich bedenklich: Die meisten kommerziellen Anbieter wie Office 365 unterstehen dem US Cloud Act, wodurch theoretisch ein Zugriff auf Daten möglich ist, selbst wenn diese in Europa gehostet werden. Das ist bei einer europäischen Lösung wie Nextcloud zum Glück anders; hier schützen die stärkeren Datenschutzvorgaben der Europäischen Union Ihre Daten.
Diese Selbstbestimmung wird vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) ausdrücklich empfohlen. Das BSI wies schon 2016 darauf hin, dass bei kommerziellen Cloud-Diensten oft Abhängigkeiten entstehen und die Kenntnis über den tatsächlichen Speicherort der Daten fehlt.
DSGVO-konforme Datenverarbeitung
Nextcloud Collabora ermöglicht eine datenschutzkonforme Verarbeitung nach den Vorgaben der DSGVO. Durch die Möglichkeit des Hostings innerhalb der EU – oder sogar auf eigenen Servern – vermeiden wir komplexe Fragen des Drittlandtransfers gemäß Art. 44 ff. DSGVO.
Darüber hinaus bietet Nextcloud spezielle Compliance-Funktionen zur Nachverfolgung von Nutzungsbedingungen, Datenexport-/Löschungsanfragen sowie Audit-Funktionen. Diese Features unterstützen die Prinzipien „Privacy by Design“ und „Privacy by Default“ nach Art. 25 DSGVO.
Zusammen mit der Quelloffenheit der Software ist Nextcloud eine der zuverlässigsten Lösungen für User, die rechtlich auf der sicheren Seite sein möchten, und denen die Sicherheit und Vertraulichkeit in der Cloud abgespeicherten und bearbeiteten Daten wirklich wichtig ist; hier steht Expertise gegen oft fragwürdige Versprechen internationaler Unternehmen.
Zugriffsrechte und Verschlüsselung
Auch in Sachen Verschlüsselungstechnologien ist Nextcloud sehr solide, und bietet verschiedene Ebenen: Usern steht eine Transportverschlüsselung (TLS), serverseitige Verschlüsselung (SSE) und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2E) zur Verfügung. Die serverseitige Verschlüsselung aktiviert der Administrator, wodurch alle Daten automatisch und transparent verschlüsselt werden.
Für höchste Sicherheitsanforderungen steht die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zur Verfügung, bei der der Server niemals Zugriff auf Schlüssel oder unverschlüsselte Dateien erhält. Allerdings sollte beachtet werden: Bei aktivierter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist ein Einsatz von Collabora oder anderen Online-Office-Lösungen nicht mehr möglich.
Eine fein abgestufte Benutzer- und Gruppenverwaltung ermöglicht eine präzise Kontrolle, wer auf welche Dokumente zugreifen darf. Zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen wie 2-Faktor-Authentifizierung und Brute-Force-Schutz runden das Sicherheitskonzept ab.
Praxisbeispiele und reale Einsatzszenarien
In zahlreichen Organisationen weltweit hat sich Nextcloud Collabora bereits als praktische Alternative zu herkömmlichen Office-Lösungen etabliert. Die folgenden Beispiele zeigen, wie unterschiedliche Einrichtungen von dieser Kombination profitieren.
Bildungseinrichtungen mit Nextcloud Collabora Server
Im Bildungsbereich schafft Nextcloud Collabora ideale Voraussetzungen für modernes Lernen. In Frankreich nutzt RENATER, eine Einrichtung, die über 1000 Forschungs- und Bildungseinrichtungen vernetzt, Nextcloud für sichere Zusammenarbeit.
Schülerinnen und Schüler arbeiten dort von zuhause in Nextclouds Gruppenordnern und nutzen parallel Collabora Online für ihre Aufgaben. Dadurch werden Interoperabilitätsprobleme vermieden, da Lehrkräfte keine Kompatibilitätsschwierigkeiten mit verschiedenen Microsoft Office-Versionen befürchten müssen und jeder Schüler und jede Schülerin den gleichen Zugriff auf die Lernplattformen haben, egal, ob sie ein Tablet oder einen PC nutzen.
Für Bildungseinrichtungen bietet Collabora außerdem spezielle Preismodelle an. Während bei der kostenlosen CODE-Version bis zu 10 Dokumente gleichzeitig mit jeweils bis zu 20 Personen bearbeitet werden können, gibt es für größere Schulen und Universitäten Sonderkonditionen.
Verwaltungen und NGOs mit hohen Datenschutzanforderungen
Behörden und Non-Profit-Organisationen mit strengen Datenschutzanforderungen profitieren besonders von Nextcloud Collabora. Tatsächlich bietet Nextcloud für kleine NGOs, einzelne Schulen und Non-Profit-Organisationen kostenlose Enterprise-Lizenzen an, was die Lösung besonders attraktiv macht.
Die Hosting-Genossenschaft Hostsharing betreibt beispielsweise seit 2019 für ihre Mitglieder entsprechende Online Office Server. Dieser Ansatz folgt den Empfehlungen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), das sichere Cloud-Nutzung in Deutschland befürwortet.
Darüber hinaus ermöglicht Nextcloud Collabora Organisationen, Daten auf eigenen Servern zu speichern und dabei mehrfache Zutrittskontrolle, 24/7-Wachschutz und tägliche Backups zu nutzen, was insbesondere in sensibleren Fällen ein entscheidender Vorteil gegenüber Microsoft oder Google ist.
Kombination mit Nextcloud Talk und Kalender
Die Integration von Nextcloud Collabora mit anderen Diensten wie Talk und Kalender eröffnet zusätzliche Vorteile. Insbesondere die Verknüpfung mit Kommunikationstools macht die Plattform außergewöhnlich effizient.
Das Starten eines öffentlichen Chats und gleichzeitiges Teilen eines Dokuments für alle Teilnehmenden ist problemlos möglich – unabhängig davon, ob sie ein Nextcloud-Konto haben oder als Gäste teilnehmen. Zudem wurde die Integration der Nextcloud-Seitenleiste in Collabora verbessert, wodurch Nutzer direkten Zugriff auf Freigabeeinstellungen, Kommentare, frühere Dateiversionen und die Aktivitätsübersicht erhalten.
Gerade für Non-Profit-Organisationen, denen oft kein allzu großes Budget zur Verfügung steht, bietet die Kombination aus Dateiverwaltung, Office-Funktionen und Kommunikationstools eine kostengünstige Lösung zur Optimierung ihrer Arbeitsabläufe.
Fazit: Nextcloud Collabora als zukunftssichere Office-Lösung
Nextcloud mit Collabora ist eine überzeugende Alternative zu herkömmlichen Office-Lösungen. Die Kombination aus Datensicherheit, Benutzerfreundlichkeit und umfassenden Kollaborationsfunktionen macht diese Lösung besonders für Organisationen mit hohen Datenschutzanforderungen sehr attraktiv
Vor allem die Möglichkeit, alle Daten auf eigenen Servern zu speichern, stellt einen entscheidenden Vorteil gegenüber kommerziellen Cloud-Diensten dar. Gleichzeitig ermöglicht der Open-Source-Ansatz die flexible Anpassung an individuelle Bedürfnisse. Die nahtlose Integration von Office-Funktionen sorgt dafür, dass Teams effizient zusammenarbeiten können, ohne auf gewohnte Funktionalitäten verzichten zu müssen.
Letztendlich überzeugt Nextcloud mit Collabora durch die gelungene Balance zwischen Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit. Während User einerseits von intuitiven Funktionen und Echtzeitkollaboration profitieren, behalten sie andererseits die vollständige Kontrolle über ihre Daten. Diese Kombination macht Nextcloud Collabora zu einer zukunftssicheren Office-Lösung, die sowohl technische als auch datenschutzrechtliche Anforderungen erfüllt.